10 Jahre GS1 Sync – Von der Vision zur Datendrehscheibe des Handels

Zeitgleich mit der Einführung der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) im Jahr 2014 ging auch das Stammdatenservice GS1 Sync offiziell an den Start. Seit diesem Zeitpunkt waren Lebensmittelunternehmen gefordert, die Informationsinhalte aus ihren Etiketten auch für ihre Geschäftspartner aus Handel und Gastronomie bereitzustellen. Mit GS1 Sync wurde von GS1 Austria eine Lösung geschaffen, diese gesetzlichen Anforderungen anhand eines entsprechend aufbereiteten Datenprofils vollständig abzubilden. Damit wurden die ersten Weichen gestellt, um die bereits damals veraltete Artikelpass-Praxis durch eine zeitgemäße digitale Abbildung der Produktstammdaten abzulösen. „Unsere Vision, dass GS1 Sync zur Datendrehscheibe für die gesamte Lebensmittelbranche wird, ist zur Realität geworden“, zeigt GS1 Austria Geschäftsführer Gregor Herzog die Erfolgsgeschichte auf.

Von der Vision zum internationalen Vorzeigebeispiel. Die ersten Wurzeln von GS1 Sync entwickelten sich bereits weit vor dem offiziellen Start: Bereits 2012 erkannten die ECR Austria-Arbeitsgruppen mit Vertretern aus Handel und Industrie die Bedeutung von Stammdaten sowie die Notwendigkeit eines elektronischen Stammdatenaustauschs. 2013 startete mit 20 Lieferanten, mehr als 1.000 eingestellten Artikeln und einer geprüften Datenqualität von 97 % ein erstes Pilotprojekt, aus dessen Erkenntnissen ein Qualitätsprozess für die eingestellten Daten etabliert wurde.
Seit dem offiziellen Start im Jahr 2014, als eine 0,35-Flasche Frucade als erstes Produkt im Stammdatenpool eingestellt wurde, hat sich viel getan. Aufgrund neuer gesetzlicher Anforderungen und verschiedener Konsumentenbedürfnisse wurde GS1 Sync im Laufe der Jahre stetig erweitert: 2016 um Near- und Nonfood-Artikel sowie um B2B-Daten, 2017 mit dem Austausch von Produktabbildungen oder mit der zusätzlichen Bereitstellung von Bio-Zertifikaten und Sicherheitsdatenblättern im Jahr 2022. Heute werden über GS1 Sync mehr als eine halbe Million Artikeldaten ausgetauscht. Als einen der größten Vorteile des Stammdatenportals sieht Herzog, dass damit „unnötige Mehrkosten durch Einzellösungen vermieden werden können. Damit dient Österreich auch als internationales Vorzeigebeispiel dafür, wie Kosten durch Kollaboration minimiert werden können.“

Qualitätssicherung als Herzstück von GS1 Sync. Um die hohe Datenqualität in GS1 Sync sicherzustellen, wurde von GS1 Austria in Zusammenarbeit mit Handel und Industrie ein spezieller Prozess erarbeitet. Zum einen ein Qualitätsprozess für den Food-Bereich, zum anderen einer für den Near-Food-/Non-Food-Bereich. Dabei werden die elektronischen Artikeldaten jedes Produkts vor der Übermittlung an den Handel einer manuellen Sichtprüfung unterzogen. Das bedeutet, dass sämtliche LMIV-relevante Daten, logistische Daten, Verpackungshierarchien, aber auch die Bereitstellung von Produktabbildungen qualitätsgesichert sind. Das GS1 Sync Qualitätssicherungs-Team übernimmt dabei die Aufgabe, dass diese Qualitätskriterien auch eingehalten werden und dem entsprechen, was der österreichische Handel fordert. Dieses Service wird auch von den GS1 Sync-Kunden sehr geschätzt, wie etwa von Lukas Grubauer, Managing Director EMEA des erfolgreichen Microdrink-Herstellers waterdrop®: „Dank der Qualitätskontrolle haben wir die Gewissheit, dass unsere Daten für jeden korrekt und nutzbar sind.“

Werte schaffen Vorteile. Der Erfolg und damit auch die größten Vorteile des Stammdatenservice GS1 Sync lassen sich vor allem auf die Einhaltung von vier Werten (siehe Grafik) zurückführen: 1.) GS1 Sync ist neutral und somit auch unabhängig von den Interessen Einzelner, womit ein sensibler Umgang mit Artikeldaten gewährleistet wird. 2.) Die in den ECR Austria-Arbeitsgruppen abgestimmten Anforderungen der österreichischen Händler werden einheitlich umgesetzt. 3.) Die hohe Datenqualität durch die Qualitätssicherung. 4.) Die persönliche Betreuung durch eine eigene Kundenbetreuerin bzw. einen eigenen Kundenbetreuer und durch individuelle Beratung und Schulungen.

Wohin gehen die Daten? Die Verwendung der in GS1 Sync bereitgestellten Daten ist vielfältig und auch die Vielfalt der „Datenabholer“ sowie der einzelnen Anwendungsgebiete wird zunehmend größer. Die Daten werden z.B. für die Artikelanlage, die Lagerlogistik und die Weitergabe an Geschäftspartner wie etwa im Gastrobereich, beispielsweise für die HOGAST-Gruppe, verwendet. Außerdem werden sie für den Auftritt in Onlineshops wie z. B. billa.at, bipa.at, dm.at, interspar.at, mpreis.at, alfies.at oder gurkerl.at genutzt. Neben den großen Datenabholern aus dem Handel wie REWE, SPAR, METRO und Markant werden die Daten aber auch immer mehr in anderen Bereichen sowie für unterschiedlichste Zwecke genutzt.

Große Zukunft für Stammdaten.Ein großes Potenzial für die Nutzung von Stammdaten liegt vor allem rund um die Förderung der Kreislaufwirtschaft, wo Informationen zur Recyclingfähigkeit und damit zu den einzelnen Bestandteilen von Produkten benötigt werden. So greift etwa als jüngstes Beispiel aus der Praxis die Mülltrennungs-App „Digi-Cycle“ zur Ergänzung fehlender Produktdaten auf GS1 Sync zurück. Felix Badura, Geschäftsführer der Digi-Cycle GmbH, sieht dabei „die Stammdaten von Produkten als das Um und Auf für die Bereitstellung unserer Informationen sowie zur Zusammensetzung ihrer Verpackungen.“ Auch für zukunftsweisende Lösungen für die Logistik wird Stammdaten eine große Rolle zugeschrieben. So sieht Rudolf Hansl, Geschäftsführer der KNAPP Systemintegration „Qualitativ hochwertige Artikelstammdaten als Grundlage für hochautomatisierte Lösungen im Lager der Zukunft“. Somit ist garantiert, dass die Datendrehscheibe GS1 Sync auch in den nächsten zehn Jahren mit Sicherheit nicht stillstehen wird.

Erstmalige Verleihung des GS1 Sync Star Awards
Dieser Preis wird ab sofort jährlich an besonders vorbildliche Dateneinsteller verliehen.

Erweiterung um Near-Food-/Non-Food-Attribute
Auch Daten aus Near-Food/Non-Food werden nun vom GS1 Sync QS-Team überprüft.

2017:
Neue GS1 Sync Weboberfläche und Einführung des Webportals für die Qualitätssicherung
Das neue Design sorgt für eine einfachere Erfassung der Daten, das QS-Webportal für die bessere Nachverfolgbarkeit eines Artikels.

Austausch von Produktabbildungen
Eine wichtige Basis für einen guten Auftritt in Onlineshops und Flugblättern

2018:
Eine Viertelmillion Artikeldaten
… sind bereits in GS1 Sync eingestellt.

2019:
Bereitstellung von B2B-Daten (neben B2C) wird verpflichtend
Ab sofort werden nur noch „vollständige“ Artikeldaten zwischen Industrie und Handel ausgetauscht.

2021:
30.000 Prüfaufträge wurden erstellt
Die Qualitätssicherung bildet den zentralen Baustein von GS1 Sync.

2022:
Erweiterung um Dokumente und umfangreichere Herkunftsangaben
Damit werden etwa Bio-Zertifikate oder Sicherheitsdatenblätter bereitgestellt und die Vorgaben zur Herkunftskennzeichnung in der Gemeinschaftsverpflegung erfüllt.

2023:
Strukturierte Verpackungsdaten werden bereitgestellt
Dies dient der Unterstützung der Kreislaufwirtschaft.

2024:
Mehr als eine halbe Million Artikeldaten
… werden über GS1 Sync ausgetauscht.

www.gs1.at